Decision follow up using task management and semi-structured messages

Valle, Carla; Jarke, Matthias

doi:9910007542

Decision follow up using task management and semi-structured messages = Entscheidungsnachverfolgung unter Benutzung von Aufgabenverwaltung und halbstrukturierten Nachrichten

Valle, Carla (Author)

2007

VerantwortlichkeitsangabeCarla Valle

ImpressumAachen : Shaker 2007

UmfangV, 195 S. : Ill., graph. Darst.

ReiheFraunhofer series in information and communication technology ; 2007/1

Zugl.: Aachen, Techn. Hochsch., Diss., 2006

Zsfassung in engl. und dt. Sprache

Genehmigende Fakultät
Fak01

Hauptberichter/Gutachter
Jarke, Matthias (Thesis advisor)

Tag der mündlichen Prüfung/Habilitation
2006-05-03

Online
URN: urn:nbn:de:hbz:82-opus-18608
URL: https://publications.rwth-aachen.de/record/62837/files/Valle_Carla.pdf

Einrichtungen

Fachgruppe Informatik (120000)

Inhaltliche Beschreibung (Schlagwörter)
Entscheidung (Genormte SW) ; Entscheidungsprozess (Genormte SW) ; Aufgabe (Genormte SW) ; E-Mail (Genormte SW) ; Informatik (frei) ; Kooperationssysteme (frei) ; Nachrichten (frei) ; Entscheidungsunterstützung (frei) ; Aufgabenverwaltung (frei) ; Decision follow-up (frei) ; decision process (frei) ; task management (frei) ; e-mail (frei) ; cooperative systems (frei)

Thematische Einordnung (Klassifikation)
DDC: 004
ccs: H.4 INFORM

Kurzfassung
Die Beschaffung von Informationen aus verschiedenen Quellen und der Austausch dieser Informationen mit anderen ist für viele Menschen eine wichtige Anforderung für die Durchführung ihrer beruflichen Tätigkeiten geworden. Daraus ergeben sich ebenfalls gestiegene Anforderungen für Koordinierung und Zusammenarbeit, insbesondere in Teams. Ein Aspekt dieses Zusammenhangs, der seit einigen Jahrzehnten untersucht wird, betrifft den Entscheidungsfindungsprozess und die Verwendung von Systemen zur Unterstützung dieses Prozesses. Die Phase der Entscheidungsumsetzung wurde insbesondere für Entscheidung, die aus Gruppensitzungen resultieren wurden dagegen bisher nur selten untersucht. Diese Arbeit analysiert die Konzepte, die mit diesem Problem verbunden sind vom Standpunkt der Entscheidungsunterstützungssysteme (Decision Support Systems) und der Unterstützung von Gruppenarbeit durch Computer (Computer Supported Cooperative Work). Auf der Basis einer Analyse einschlägiger Arbeiten und Literatur zeichnen wir die Entwicklung zum aktuellen Stand in diesen beiden Bereichen nach und zeigen, dass die Entscheidungsumsetzung dabei nicht häufig betrachtet wurde. Anschließend definieren wir den Fokus und Umfang unseres eigenen Ansatzes und schlagen eine Lösung vor, die Unterstützung in Form automatisierter Mechanismen für die folgenden Tätigkeiten anbietet: i) die Formalisierung des Sitzungskreislaufs bestehend aus den Phasen vor, während und nach einer Sitzung) ii) die explizite Notation von Entscheidungen iii) die effektive Nachverfolgung durch einen integrierten Ansatz aus Aufgabenverwaltung und E-Mail-Austausch. Wir erläutern das konzeptuelle Modell und die Theorien, die uns für unsere Forschung als Grundlage gedient haben und wir zeigen wie wir sie in Form einer Erweiterung für ein Dokumentenmanagementsystem umgesetzt haben.Abschließend stellen wir die durchgeführte Evaluation des Systems und die erhaltenen Ergebnisse vor, zeigen den Mehrwert unseres Ansatzes und die bei der Umsetzung zu berücksichtigenden Grenzen auf und leiten daraus einige Hinweise für weiterführende Forschung ab.

Presently, organizational scenarios demand employees to exchange and obtain information from various sources to accomplish their duties. Said in other words, there is an increasing need for team work, for collaboration and for coordination. One aspect of this scenario that has been under investigation for decades concerns the decision making process, especially the use of decision support systems. However, very little has been done regarding the decision implementation phase, in particular about decisions made in meetings. This work analyses the concepts related to this problem looking at it from the viewpoints of Decision Support Systems and the Computer Supported Cooperative Work. We visit the literature and related work in both areas and show how they evolved to the state-of-the-art, and how decision implementation was not often included in the various initiatives. After that, we define the focus of our own approach and scope, and propose a solution based on automated mechanisms to assist the activities of formalizing the meeting cycle (i.e. pre-meeting, meeting and post-meeting phases), representing decisions explicitly, and obtaining follow ups through an integrated approach based on task management and e-mails exchange. We present the conceptual model and theories that were the basis of our research and show how we have implemented them as an extension of a Document Management System. Finally, we discuss the evaluation realized with the system and the results obtained. We conclude this document pointing out the added value of our approach, the limits we had to deal with along the process and we indicate some directions for future research.

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