Management of information processes in the workplace : implications of contextual factors and decision makers’ individual factors

Noll, Elisabeth; Letmathe, Peter; Harbring, Christine

doi:40088

Management of information processes in the workplace : implications of contextual factors and decision makers’ individual factors

Noll, Elisabeth^RWTH*

2021 & 2022

Verantwortlichkeitsangabevorgelegt von Elisabeth Noll, M.Sc.

ImpressumAachen : RWTH Aachen University 2021

Umfang1 Online-Ressource (XVI, 226 Seiten) : Illustrationen, Diagramme

Dissertation, Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen, 2021

Veröffentlicht auf dem Publikationsserver der RWTH Aachen University 2022

Genehmigende Fakultät
Fak08

Hauptberichter/Gutachter
Letmathe, Peter (Thesis advisor)^RWTH* ; Harbring, Christine (Thesis advisor)^RWTH*

Tag der mündlichen Prüfung/Habilitation
2021-02-18

Online
DOI: 10.18154/RWTH-2021-02328
URL: https://publications.rwth-aachen.de/record/814773/files/814773.pdf

Einrichtungen

Lehrstuhl für Controlling (812110)

Inhaltliche Beschreibung (Schlagwörter)
email management strategies (frei) ; information overload (frei) ; information presentation format choice (frei) ; information processes (frei) ; time pressure (frei)

Thematische Einordnung (Klassifikation)
DDC: 330

Kurzfassung
Durch die Digitalisierung verändert sich die Informationswelt entlang verschiedener Stufen des Informationsprozesses am Arbeitsplatz. Nicht nur die Anzahl an verfügbaren Informationen, sondern auch der Umfang an Informationspräsentationsformaten sowie die Verfügbarkeit verschiedener Informationskanäle sind merkbar gestiegen. Daneben verändern sich weitere kontextuelle Bedingungen des informationsbasierten Entscheidungsfindungsprozesses, wie zum Beispiel die Zeit, in der eine Entscheidung getroffen wird. Auf der einen Seite können diese Veränderungen die Entscheidungsfindung und die Aufgabenlösung unterstützen. Auf der anderen Seite können sie auch negative Konsequenzen, wie einen erhöhten Stress am Arbeitsplatz oder einen enormen Anstieg der Häufigkeit an Unterbrechungen, hervorrufen. Innerhalb des Entscheidungsfindungsprozesses können diese Veränderungen die kognitive Belastung eines Individuums beeinflussen und damit ggf. eine Informationsüberlastung hervorrufen. Die Informationsüberlastung beschreibt den Zustand, wenn die Informationsverarbeitungsanforderungen die individuelle Informationsverarbeitungskapazität übersteigen. Auswirkungen einer Informationsüberlastung stellen zum Beispiel Leistungsverschlechterungen dar. Von dem Thema stark erhöhter kognitiver Belastungen und der Gefahr von Informationsüberlastung rührt zu weiten Teilen die Notwendigkeit her, den Informationsprozess zu verbessern. Insgesamt kann zwischen verschiedenen Kategorien von Gründen, bestehend aus kontextuellen und individuellen Faktoren, für eine Informationsüberlastung unterschieden werden. Die Gründe führen zu verschiedenen Symptomen einer Informationsüberlastung, welche meistens in Zusammenhang mit Leistungsverschlechterungen gebracht werden. Um die Informationsüberlastung zu reduzieren und den Informationsprozess zu verbessern, sollte der Fokus nicht nur auf den Symptomen, sondern auch auf den Gründen für eine Informationsüberlastung liegen. Daher untersucht die vorliegende Dissertation Faktoren, die beide Aspekte adressieren. Sie untersucht den Einfluss von kontextuellen Faktoren und individuellen Faktoren des Entscheidungsträgers, von denen angenommen wird, dass sie die kognitive Belastung eines Individuums und die Entscheidungsfindung beeinflussen, auf Faktoren verschiedener Stufen des Informationsprozesses in der unternehmerischen Entscheidungsfindung. Das Ziel ist herauszufinden, wie dieser Prozess verbessert werden kann. Die untersuchten Stufen in der Dissertation sind die Informationsbeschaffung, die Informationsverarbeitung und das Informationsmanagement. Die Daten für die Analysen wurden mit Experimenten und Fragebögen erhoben. Bezüglich der ansteigenden Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle ist insbesondere die E-Mail-Kommunikation zu einem festen Bestandteil der täglichen Kommunikation am Arbeitsplatz geworden. Daher untersucht die Dissertation nicht nur die Informationsüberlastung, sondern auch die E-Mail-Überlastung innerhalb des Informationsprozesses. Die Beziehung zwischen kontextuellen Faktoren, individuellen Faktoren des Entscheidungsträgers und Faktoren verschiedener Stufen des Informationsprozesses in der unternehmerischen Entscheidungsfindung ist in einem übergeordneten Forschungsmodell dargestellt. Die damit verbundene übergeordnete Forschungsfrage ist unterteilt in detaillierte Forschungsfragen, die in drei einzelnen Aufsätzen bearbeitet werden. Aus diesem Grund besteht die Dissertation aus zwei Teilen: Teil 1 beinhaltet einen Überblick, welcher die Motivation für das Thema, das Forschungsmodell der Dissertation und die Forschungsfragen, die relevante Literatur und die Hypothesen, die Forschungsmethoden zur Datenerhebung in den drei Aufsätzen, die Zusammenfassung der drei Aufsätze sowie die Schlussfolgerung umfasst. Teil 2 besteht aus den drei Aufsätzen. Aufsatz 1 ‘Effects of Time Pressure on the Amount of Information Acquired’ untersucht den Einfluss von Zeitdruck auf die Anzahl nicht-sequentiell eingeholter Informationen. Außerdem untersucht dieser inwiefern verschiedene Auszahlungsschemata und Informationskosten die Anzahl eingeholter Informationen unter Zeitdruck beeinflussen. Aufsatz 1 betrachtet demnach die Stufe der Informationsbeschaffung. Es wurden Laborexperimente für die Datenerhebung durchgeführt. Die Ergebnisse zeigen, dass unter Zeitdruck weniger Informationen in der Entscheidungsaufgabe eingeholt werden. Der Einfluss eines negativen Auszahlungsschemas hat unter Zeitdruck keinen Effekt auf die Menge an eingeholten Informationen. Wenn die Teilnehmer aber unter Zeitdruck stehen und mit relativ geringen Informationskosten konfrontiert sind, zeigen die Ergebnisse, dass Sie mehr Informationen einholen. Aufsatz 2 ‘Presentation Format Choice and Choice Awareness: Experimental Studies Analyzing the Effects on Underlying Factors of Intrinsic Motivation and Task Performance’ beschäftigt sich mit dem Einfluss der Auswahlmöglichkeit für ein Präsentationsformat sowie mit dem Bewusstsein für diese Auswahl auf zwei zugrunde liegende Faktoren der intrinsischen Motivation, d.h. mit Autonomie und Kompetenz, und wie sie sich auf die Aufgabenperformance in symbolischen und räumlichen Aufgaben auswirken. In diesem Kontext werden Aspekte der kognitiven Anstrengung und des sogenannten kognitiven Fits betrachtet. Aufsatz 2 bezieht sich auf die Stufe der Informationsverarbeitung und besteht aus Online-Experimenten. Die Ergebnisse zeigen in symbolischen Aufgaben, dass die Auswahl für ein Präsentationsformat allein betrachtet zu einer schlechteren Aufgabenperformance führt. Sie führt in symbolischen Aufgaben aber zu einer besseren Aufgabenperformance, wenn Tabellen ausgewählt werden oder wenn der Entscheidungsträger Autonomie empfindet. In räumlichen Aufgaben konnten hingegen keine relevanten Effekte identifiziert werden. Daneben zeigen die Ergebnisse, dass die Auswahl für ein Präsentationsformat zu erhöhten Wahrnehmungen von Autonomie und Kompetenz führt. Wenn jedoch ein Bewusstsein für diese Auswahl vorhanden ist, werden Wahrnehmungen von Autonomie zwar erhöht, Wahrnehmungen von Kompetenz aber reduziert. Aufsatz 3 ‘Email Management Strategies: Their Effects on Email Management Performance’ adressiert verschiedene E-Mail Management Strategien, welche genutzt werden um E-Mails zu managen, und inwiefern sie die E-Mail Management Performance beeinflussen. Aufsatz 3 zielt damit ab auf die Stufe des Informationsmanagements. Die Forschungsmethode zur Datenerhebung besteht aus einer Online-Umfrage. Die Ergebnisse zeigen, dass für alle untersuchten E-Mail Management Strategien messbare und valide Konstrukte identifiziert werden konnten. Weiterhin wurde herausgefunden, dass alle E-Mail Management Strategien häufiger bei einem hohen statt einem geringen „E-Mail Volumen“ und einer hohen statt einer geringen „wahrgenommenen Nützlichkeit“ der E-Mail angewendet werden. Zudem zeigen die Ergebnisse, dass insbesondere die Strategien Zero-Inbox, d.h. die E-Mail Inbox wird versucht auf null zu halten, und To-do-Liste, d.h. der E-Mail Client wird als To-do-Liste verwendet, die E-Mail Management Performance steigern. Die Dissertation untersucht den Einfluss von kontextuellen Faktoren und individuellen Faktoren des Entscheidungsträgers, von denen angenommen wird, dass sie die kognitive Belastung eines Individuums und die Entscheidungsfindung beeinflussen, auf Faktoren verschiedener Stufen des Informationsprozesses in der unternehmerischen Entscheidungsfindung um herauszufinden, wie dieser Prozess verbessert werden kann. Damit stellt die Dissertation eine umfassende Analyse für Verbesserungen entlang des Informationsprozesses bereit, sie erweitert die Forschung zur Informationsüberlastung und sie unterstützt mit ihren erhaltenen Erkenntnissen die Ansätze der neuen Kognitionswissenschaften. Daneben beinhaltet die Dissertation einige praktische Schlussfolgerungen für das Informationsverhalten am Arbeitsplatz sowie Implikationen für zukünftige Forschungen.

Through digitization, the information environment has changed massively along different stages of the information process in the workplace. Not only the amount of available information pieces, but also the range of information presentation formats as well as the availability of various information channels have increased noticeably. In addition to this, further contextual conditions of the information-based decision-making process have altered, such as the time available for making a decision. On the one hand, these changes can support decision-making and the solving of tasks. On the other hand, they can evoke negative consequences, such as a severe rise in workplace stress or a sharp increase in the number of interruptions during work. Within the decision-making process, these changes can considerably affect an individual’s cognitive load and can even lead to information overload, which describes the state when the information processing requirements exceed an individuals’ capacity to process information, with symptoms such as performance deterioration. From the topic of a strongly increased cognitive load and the presence of information overload originates to a great extent the need for an improvement of the information process. It can be differentiated between different categories of causes of an information overload, comprising contextual and individual factors, which lead to symptoms of information overload that are related mostly to the performance of an organization, measured, i.e., in terms of decision-making accuracy or of general performance. To reduce information overload and to improve the information process, the focus should be on symptoms of as well as on causes of information overload. Consequently, the present dissertation analyzes factors that address both of these aspects. It investigates the influences of contextual factors as well as decision makers’ individual factors that are assumed to influence an individual’s cognitive load and decision-making on measures of different stages of the information process in corporate decision-making in order to identify how this process can be improved. The investigated stages in this dissertation comprise those of information acquisition, information processing, and information management. The factors analyzed are measured through experiments and questionnaires. Regarding the increasing use of diverse communication channels, particularly email communication has become an integral part of the everyday communication at work, so that this dissertation targets not only the information overload phenomenon within the information process but also email overload, respectively. The relationship between contextual factors and decision makers’ individual factors and measures of different stages of the information process in corporate decision-making is depicted in an overarching research model. Its related superordinate research question is divided into more detailed research questions, which are examined in three individual research papers. Therefore, the dissertation at hand contains two parts: Part 1 gives a comprehensive overview. It provides the motivation for the research topic, the research model of the dissertation and related research questions, the relevant literature and hypotheses, the research methodologies used within the respective research paper, the summary of the three research papers, as well as the conclusion. Part 2 consists of the three research papers. Research Paper 1 ‘Effects of Time Pressure on the Amount of Information Acquired’ examines the influence of time pressure on the amount of information acquired non-sequentially, i.e. at one point in time. In addition to this, it researches in what way payoff schemes and information costs influence the amount of information used for decision-making when time pressure is present. Thus, Research Paper 1 considers the stage of information acquisition. Laboratory experiments were conducted to analyze these effects. The results reveal that under time pressure, individuals acquire fewer pieces of information in the decision-making task. While no effect is shown for the influence of time pressure in conjunction with a negative payoff scheme, the results reveal an effect of its interaction with the level of information costs for acquirable information. When relatively low information costs and time pressure are present, more information is acquired. Research Paper 2 ‘Presentation Format Choice and Choice Awareness: Experimental Studies Analyzing the Effects on Underlying Factors of Intrinsic Motivation and Task Performance’ focusses on the influences of presentation format choice (i.e., graphs versus tables) and choice awareness on underlying factors of intrinsic motivation, i.e. autonomy and competence, and subsequent decision makers’ performance in symbolic and spatial tasks. Within this context, aspects of cognitive effort and of cognitive fit are examined. Research Paper 2 addresses the stage of information processing and comprises online experiments. The results within symbolic tasks indicate that task performance decreases through the provision of choice by itself, but that it increases when the decision maker chooses tables to solve symbolic tasks. When the decision maker is allowed to choose the presentation format in symbolic tasks and perceives autonomy, performance increases as well. No important effects were found within spatial tasks. Further, choice in general was found to contribute to perceptions of autonomy and competence. By contrast, choice in conjunction with the awareness of having a choice increases perceptions of autonomy but decreases feelings of competence. Research Paper 3 ‘Email Management Strategies: Their Effects on Email Management Performance’ addresses different email management strategies (zero-inbox, to-do list, alertness, prioritization, folder organization) that can be applied by email users and their effects on email management performance. Research Paper 3 targets the stage of information management and its research methodology consists of an online survey. The results reveal that all investigated email management strategies are measurable constructs and that the strategies are applied more often with higher levels of email volume and of perceived usefulness of the email client. Of these strategies, especially the zero inbox, i.e. keeping the email inbox at zero, and the to-do list, i.e. using the email client as a to-do list, strategies increase the email management performance. Overall, the dissertation analyzes the influence of various contextual factors and decision makers’ individual factors, that are assumed to influence an individual’s cognitive load and decision-making, on measures of different stages of the information process in corporate decision making in order to identify how this process can be improved. With this, it provides a holistic analysis along the information process of how to improve this process, it extends information overload research, and it deepens and supports (newer) cognitive theories. Besides this, the dissertation provides managerial implications for the information behavior in the workplace and offers future research implications.

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