Mehr Gestalten als Verwalten : Administrative AkteurInnen als GestalterInnen multilateraler Kommunikationsprozesse in integrierter Stadtentwicklung

Zalas, Lucyna Joanna; Förster, Agnes; Selle, Klaus

doi:HT020937547

Mehr Gestalten als Verwalten : Administrative AkteurInnen als GestalterInnen multilateraler Kommunikationsprozesse in integrierter Stadtentwicklung = More creation than administration : Administrative actors as designers of multilateral communication processes in integrated urban development

Zalas, Lucyna Joanna^RWTH*

2021

Verantwortlichkeitsangabevorgelegt von Lucyna Joanna Zalas

ImpressumAachen : RWTH Aachen University 2021

Umfang1 Online-Ressource : Illustrationen

Dissertation, Rheinisch-Westfälische Technische Hochschule Aachen, 2021

Veröffentlicht auf dem Publikationsserver der RWTH Aachen University

Genehmigende Fakultät
Fak02

Hauptberichter/Gutachter
Förster, Agnes (Thesis advisor)^RWTH* ; Selle, Klaus (Thesis advisor)^RWTH*

Tag der mündlichen Prüfung/Habilitation
2021-05-20

Online
DOI: 10.18154/RWTH-2021-05115
URL: https://publications.rwth-aachen.de/record/819505/files/819505.pdf

Einrichtungen

Lehrstuhl für Planungstheorie und Stadtentwicklung (212110)

Inhaltliche Beschreibung (Schlagwörter)
Agilität (frei) ; Akteure (frei) ; Innenstadtentwicklung (frei) ; Kommunikation (frei) ; Planung (frei) ; Prozess (frei) ; Stadtentwicklung (frei) ; Städtebauförderung (frei) ; Verwaltung (frei) ; administration (frei) ; agile (frei) ; agility (frei) ; communication (frei) ; integrated (frei) ; planning (frei) ; process (frei) ; stakeholders (frei) ; urban development (frei)

Thematische Einordnung (Klassifikation)
DDC: 710

Kurzfassung
Das Leitbild der integrierten Stadtentwicklung ist aktuell nicht nur inhaltlich, sondern auch prozessual richtungsweisend in den Planungswissenschaften. Integrierte Stadtentwicklungsprojekte sind nicht nur eine fachliche Querschnittsaufgabe, sondern erfordern komplexe Aushandlungsprozesse zwischen den multiplen Akteurssphären aus Politik, Verwaltung und Zivilgesellschaft. Das Stichwort ‚Integrierte Stadtentwicklung’ impliziert die Mitwirkung Vieler an der Gestaltung des Lebensraumes. Das wiederum bedeutet, dass viele miteinander kommunizieren müssen, um gemeinsam Stadt und Raum zu entwickeln. Die Forschung zur Praxis von multilateralen Kommunikationsprozessen in der Stadtentwicklung zeigt, dass im Rahmen dieser Prozesse den administrativen Akteur:innen eine zentrale Rolle zukommt. In einer Befragung des VHW wird von Befragten in Kleinstädten die Verwaltung als „die Macherin in der Stadtplanung“ bezeichnet, in Großstädten sind die Antworten differenzierter und dennoch werden hier „Verwaltung und Politik zu gleichen Teilen als richtungsweisend“ bezeichnet. [s. VHW 2018] Dabei stehen die administrativen Akteure vor der Herausforderung, mindestens drei Schnittstellen unterschiedlicher Tiefe im Kommunikationsgefüge zu gestalten:•SCHNITTSTELLE zur AUSSENWELT: durch Information und/oder Beteiligung von Öffentlichkeiten, aber auch Fachexperten, TÖBs oder der Presse, •SCHNITTSTELLE zur POLITIK: im Alltag durch Ausschüsse und Ratsvorlagen sowie einzelne Anfragen von Fraktionen, durch Weisungen vom Oberbürgermeister/Bürgermeister/Dezernat u. a.,•SCHNITTSTELLE zur BINNENWELT: abhängig von der Anzahl der verschiedenen Ressorts, dem OB und dem WIE der Zusammenarbeit. Die Gestaltung dieser Schnittstellen stellt die administrativen Akteur:innen vor unterschiedliche Herausforderungen. In der Praxis zeigen sich differenzierte Defizite in der ressortübergreifenden Zusammenarbeit. Prozessuale Gestaltungsspielräume können aufgrund diverser Handlungsherausforderungen nicht genutzt werden. Während es zu den zwei Schnittstellen Außenwelt und Politik bereits umfassende Forschungsarbeiten gibt, ist die Schnittstelle der Binnenwelt seitens der Stadtentwicklungsforschung noch wenig untersucht worden. Hinweise aus anderen Forschungsvorhaben wie Multi|Kom oder LOB zeigen jedoch den Betrachtungsbedarf. Die Auseinandersetzung mit folgenden Forschungsfragen ermöglicht es, zum Diskurs über kommunikativ multilaterale, integrierte Planungsprozesse beizutragen und die Auseinandersetzung mit der Rolle der administrativen Akteur:innen in Stadtentwicklungsprozessen zu vertiefen: •WER aus der administrativen Akteurssphäre kommuniziert mit WEM an der (Prozess-)Schnittstelle?•WIE wird an den (Prozess-)Schnittstellen kommuniziert? •Welche prozessualen Herausforderungen (Stolpersteine) treten für die administrativen Akteur:innen beim Gestalten der Schnittstellen auf? •Welche Lösungsstrategien kommen bei den administrativen Akteur:innen zur Anwendung, um den Herausforderungen zu begegnen und die Prozessziele zu erreichen? Die Arbeit macht deutlich, wie die administrativen Akteur:innen diese kommunikativen bzw. prozessualen Schnittstellen gestalten (können), vor welchen Herausforderungen sie dabei stehen und welche Lösungsstrategien sie entwickeln, um ihnen zu begegnen. Durch die systematische Betrachtung und Zusammenstellung bewährter Praktiken der Verwaltung aus wissenschaftlicher Sicht, leistet die Auseinandersetzung mit der Thematik einen Betrag zum Praxis-zu-Praxis-Transfer. In der zunehmend komplexen VUCA -Welt sieht sich die Verwaltung mit Themen und Anforderungen konfrontiert, die im Rahmen der bestehenden Ressorts nicht zu bewältigen sind. Die vielfach noch starre Arbeitsweise nach Zuständigkeiten und Hierarchien wird den komplexen Problemstellungen in vielen Fachbereichen der Verwaltung nicht gerecht. Sebastian Muschter schreibt: „Die Verwaltung selbst will und kann besser werden. Wir müssen ihr das nur erlauben“, und umschreibt damit die auf dem Weg befindliche Verwaltungsreform. [Muschter 2018: 3] Sprechen wir von Verwaltungsreform oder ‚Change-Prozess‘, ist damit keine punktuelle Neuerung gemeint, sondern ein stetiger Prozess in der Entwicklung der Verwaltung. Neben der strukturellen Neuorientierung prägt diesen auch der sich derzeit vollziehende Generationenwechsel. Die sich ändernden Rahmenbedingungen bieten die Möglichkeit, neue Wege zu erproben und erfolgreiche Abläufe zu verstetigen. Das Arbeitsfeld der Stadtentwicklung zeigt durch die originär interdisziplinäre und integrierte Aufgabe die Möglichkeit auf Erfahrungen mit differenzierten Formen der Zusammenarbeit zurückzugreifen und beispielsweise durch die Erprobung agiler Prozessgestaltung Erfahrungen für andere Prozesse und Projekte zu generieren. Die Betrachtung der Fallbeispiele bestätigt, dass die internen Strukturen der Verwaltung und die von der Verwaltung ausgehende Handhabung der Gestaltung der Schnittstellen große Bedeutung für den Projekterfolg hat. Viele der in der Praxis von integrierten Stadtentwicklungsprozessen auftretenden Herausforderungen gleichen denjenigen, die Befürworter der Agilen Prinzipien in ihrem Umfeld lösen wollen und auch die Lösungsansätze sind vergleichbar: Stärkung der Transparenz des Prozesses, nachvollziehbare Zwischenschritte (Zeit/Dauer), Notwendigkeit crossfunktionaler Teams und Querschnittsrollen als Lösung für Linie und Ressort, die Beziehung zur Politik als Business Owner, regelmäßige Retrospektiven zum Wissenstransfer und Anpassung der ‚Visionen‘ bzw. Ziele an aktuelle Rahmenbedingungen sowie Verstetigung von guter Praxis. In der agilen Arbeitswelt kommen vor allem die Methoden des kooperativen Managements zur Anwendung. Der Diskurs über kommunikativ multilaterale, integrierte Planungsprozesse wird hier fortgesetzt und in der Auseinandersetzung mit der Rolle der administrativen Akteur:innen in Stadtentwicklungsprozessen vertieft. Die Arbeit macht deutlich, wie die administrativen Akteur:innen Change-Prozesse nutzen könne, um eine Entwicklung von ‚Schnittstellen mit Verlust‘ zu ‚Verbindungstellen und Ermöglichungskultur‘ zu unterstützen und damit komplexe, integrierte Planungsprozesse zu optimieren.

The guiding principle of integrated urban development is currently governing the planning sciences not only in terms of content but also in terms of process. Integrated urban development projects are not only a professionally cross-sectional task, but also require complex negotiation processes between the multiple spheres of stakeholders from politics, administration and civil society. The keyword 'integrated urban development' implies the participation of many in shaping the living space. This in turn means that many have to communicate with each other in order to develop city and space together. Research on the practice of multilateral communication processes in urban development shows that administrative actors play a central role in these processes. In a survey conducted by the VHW, respondents in small towns described the administration as "the maker in urban planning" ; in large cities, the answers are more differentiated and yet here "the administration and politics are described in equal parts as setting the direction" . [see VHW 2018] In this context, administrative actors face the challenge of designing at least three interfaces of varying depth in the communication structure:•INTERFACE with the OUTSIDE WORLD: by informing and/or involving the public, but also technical experts, public authorities or the press,•INTERFACE with the POLITICS: on a day-to-day basis through committees and Council proposals as well as individual questions from parliamentary groups, through instructions from the Lord Mayor/Mayor/Department, etc.,•INTERFACE with the INTERNAL WORLD: depending on the number of different departments, the IF and the HOW of cooperation. The design of these interfaces poses different challenges for the administrative stakeholders. In practice, there are differentiated deficits in interdepartmental cooperation. Process-related scope for design cannot be used due to various hurdles in activity. While there is already comprehensive research on the two interfaces of the outside world and poltics, the interface of the internal world has not yet been investigated much by urban development research. However, indications from other research projects such as Multi|Kom or LOB show the need for consideration.Addressing the following research questions makes it possible to contribute to the discourse on communicative multilateral, integrated planning processes and to deepen the examination of the role of administrative actors in urban development processes: •WHO from the administrative sphere communicates with WHOM at the (process) interface? •HOW is communication carried out at the (process) interfaces? •What process-related challenges (pit-falls) arise for the administrative actors when designing the interfaces? •Which solution strategies are applied by the administrative actors to meet the challenges and achieve the process goals? The research makes clear how the administrative actors (can) shape these communicative and procedural interfaces, what challenges they face and what methods of resolution they develop to meet them. By systematically examining and compiling best practices in administration from a scientific perspective, the examination of the topic contributes to practice-to-practice transfer.In the increasingly complex VUCA world, the administration is confronted with issues and requirements that cannot be dealt with within the frame of the existing departments. The often still rigid way of working according to responsibilities and hierarchies does not satisfy all the requirements of the complex problems in many specialised areas of the administration. Sebastian Muschter writes: "The administration itself wants to and can become better. We just have to allow it to do so", and thus paraphrases the administrative reform that is on its way. [Muschter 2018: 3] If we speak of administrative reforms or a ‘change process‘, this does not mean a selective innovation, but a continuous process in the development of the administration. In addition to the structural reorientation, this is also characterised by the generation change that is currently taking place. The changing framework conditions offer the opportunity to try out new ways and to stabilise successful processes.Due to its original interdisciplinary and integrated task, the field of urban development has the opportunity to draw on experience with differentiated forms of cooperation and for example to generate experience for other processes and projects by testing agile methods. The examination of the case studies confirms that the internal structures of the administration and the handling of the design of interfaces emanating from the administration are of great importance for the success of the projects. Many of the challenges that arise in the practice of integrated urban development processes are similar to those that representatives of agile principles want to solve in their environment, and the approaches to solutions are also comparable: strengthening the process transparency, comprehensible intermediate steps (time/duration), the need for cross-functional teams and cross-sectional roles as a solution for 'line work‘ and departments, the relationship with politics as a business owner, regular retrospectives for knowledge transfer and adaptation of the 'visions' or goals to current framework conditions, as well as consolidation of good practice. The agile world is based on a cooperative approach. The discourse on communicative multilateral, integrated planning processes is continued here and deepened in the examination of the role of administrative actors in urban development processes. The research makes clear how administrative actors can use change processes to support a development from 'interfaces with deficit' to 'connection points and enabling culture' and to optimise complex, integrated planning processes.

OpenAccess:
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